Seit 2015 entwickelt SmartMeeting digitale Lösungen für die geschäftliche und private Anwendung, wenn Menschen sich persönlich oder online treffen. Unsere innovativen Technologien ermöglichen Organisationen automatisierte Terminvereinbarung durch Digitale Terminkoordination. So kann ein händisches Terminmanagement, wie es oft bei Abstimmungsprozessen zwischen verschiedenen Akteuren üblich ist, vollständig digitalisiert werden.
Genau um dieses Thema ging es in der Open Innovation Challenge, die Ende Oktober letzten Jahres gestartet wurde. Die Open Innovation Challenge war ein offener Ideenwettbewerb des Netzwerks MoWiN.net, bei dem für insgesamt fünf Problemlagen von nordhessischen Unternehmen in jeweils einer Challenge Lösungen gesucht wurden. Eine dieser Problemlagen war die Terminorganisation rund um die Azubi-Akademie der Bildungsarchitekten der Gesellschaft für Projektierungs- und Dienstleistungsmanagement (GPDM). Zur Fragestellung „Wie können wir ein smartes Buchungs- und Terminmanagement zwischen Institutionen ermöglichen?“ konnten wir unsere langjährige Expertise im Bereich der Digitalen Terminkoordination einbringen.
Terminkoordination zwischen Institutionen als Herausforderung
Die Terminplanung mit einer Vielzahl von Personen aus unterschiedlichen Organisationen ist häufig herausfordernd, insbesondere wenn Abhängigkeiten beim Koordinationsaufwand vorhanden sind. Diese entstehen beispielsweise bei der Planung von Programmen wie Weiterbildungsangeboten und Seminaren mit Teilnehmenden aus verschiedenen Institutionen. Die unterschiedlichen zeitlichen Verfügbarkeiten müssen abgefragt werden, um daraufhin das bestmögliche Angebot mit entsprechenden Mindesteilnehmerzahlen und verfügbaren Dozenten zu planen. Wünschenswert ist hier ein digitaler Prozess über die gesamte Planungskette also von der Terminpräferenz und Verfügbarkeit zur Terminkoordination, Planung und automatischer Bestätigungs-E-Mail, sowie der Ausstellung einer Teilnahmebestätigung oder eines Zertifikates. Ausgerichtet auf den Anwendungsfall der Planung und Durchführung von Seminaren kann ein solches Tool auch auf andere Kontexte übertragen und angewendet werden.
SmartMeeting-Technologie als erfolgreiche Konzeptbasis
Während der Challenge zeichnete sich schnell ein vielversprechendes Konzept ab, was vor allem von Kalify und SmartMeeting vorangetrieben wurde. Durch geballtes Know-how zum Thema Digitale Terminkoordination und der bereits etablierten SmartMeeting-Technologie konnte man praktisch allen Anforderungen gerecht werden und die Lösung mit allen notwendigen Funktionen konzeptionieren. Diese wurde in der Abschlussveranstaltung am 12. Januar 2023 präsentiert und konnte die GDPM auf Anhieb überzeugen: Kalifiy und SmartMeeting beginnen nun mit einem Workshop zur Entwicklung und Implementierung, damit diese bereits zur Organisation des nächsten Ausbildungsjahres funktionsfähig implementiert ist.