Max Heuchert
Vitos Gießen-Marburg
„Die Möglichkeit für Besuchende, auf unserer Webseite die verfügbaren Termine einsehen und sich direkt einen freien Termin buchen zu können, sorgt bei allen Beteiligten für weniger Stress und Organisationsaufwand.
Durch die automatisierte Terminvergabe können wir uns intensiver auf andere Bereiche konzentrieren.“
Am Vitos Klinikum Gießen-Marburg kümmern sich mehr als 1000 Mitarbeiter um das Wohl von Kindern, Jugendlichen und Erwachsenen mit psychischen Erkrankungen. In vier Fachkliniken und Einrichtungen für Erwachsenenpsychiatrie, Kinder- und Jugendpsychiatrie und Psychosomatik stehen mehr als 500 Betten und Plätze zur Verfügung. Ergänzend zur Behandlung in den Kliniken bieten die Vitos begleitenden psychiatrischen Dienste chronisch psychisch kranken Menschen sowie speziell Suchtkranken individuelle Unterstützung in den Bereichen Wohnen, Arbeit und Freizeit.
Als Geschäftsführer des Vitos Klinikum Gießen-Marburg erklärt uns Max Heuchert exklusiv, welchen Herausforderungen sich ein Klinikum bei der digitalen Terminkoordination gegenübergestellt sieht und wie SmartMeeting dabei unterstützt.
Vitos ist der größte Anbieter für die Behandlung psychisch kranker Menschen in Hessen. Wie würden Sie die Situationin deutschen Kliniken einschätzen, wenn es um die Terminkoordination geht?
Im Gesundheitswesen gibt es, wie in vielen anderen Branchen auch, einen großen Bedarf für Digitalisierung – dies hat nicht zuletzt die Corona-Pandemie aufgezeigt. In einer Klinik gibt es zahlreiche Anlässe, bei denen Termine vergeben werden müssen und entsprechend umfangreich sind die Aufwendungen für die beteiligten Mitarbeiter. Dadurch ergeben sich natürlich große Potenziale für eine Automatisierung, die eine bessere und ressourcenschonende Planbarkeit ermöglichen.
Welche Herausforderungen stellt die Organisation und Vergabe von Testterminen für eine Klinik dar?
Wie Sie sich vielleicht vorstellen können, ist die Arbeitsbelastung in Kliniken in den letzten Jahren weiter stark gestiegen. Gleichzeitig wird ein schneller Kundenservice und für interne Themen der Mitarbeiter eine agile Arbeitsorganisation erwartet. Macht man Terminvergaben auf klassische Art und Weise manuell, bedeutet das einen immensen Zeitaufwand, der nicht für den Dienst am Patienten zur Verfügung steht.
Wann sind Sie das erste Mal auf SmartMeeting und die SmartMeeting Terminkoordination aufmerksam geworden?
Ich bin auf SmartMeeting durch die Projekte zur Online-Terminvereinbarung und digitalen Kontaktdatenerfassung in der Digitalstadt Darmstadt aufmerksam geworden und habe die Lösungen dort ausprobiert. Für mich war neben der anwenderfreundlichen Nutzung von besonderem Interesse, dass alle Lösungen in Deutschland entwickelt und betrieben werden.
Wie bewerten Sie die Terminvergabe an Ihren Standorten in Gießen und Marburg, seitdem Sie diese mitSmartMeeting durchführen?
Von unserer Seite sticht vor allem die einfache Inbetriebnahme und schnelle Integration von SmartMeeting in unsere bereits bestehenden Systeme heraus. Auf Seiten unserer Nutzer erhalten wir seither positives Feedback.
Anstelle von langem Warten am Telefon oder langen Antwortzeiten für E-Mails, kann man ganz bequem und in wenigen Sekunden selbst einen Termin auswählen. Unsere Mitarbeiter sparen dadurch Zeit und können besser planen.
Beeinflusst das SmartMeeting PlugIn durch die direkte Vereinbarungsmöglichkeit von Testterminen die Organisationund den Grad der Entlastung?
Die Möglichkeit für Besuchende, auf unserer Webseite die verfügbaren Termine einsehen und sich direkt einen freien Termin buchen zu können, sorgt bei allen Beteiligten zu weniger Stress und Organisationsaufwand. Durch die automatisierte Terminvergabe können wir uns intensiver auf andere Bereiche konzentrieren.
Würden Sie das SmartMeeting PlugIn als effektive/moderne Lösung der Terminkoordination an andere Klinikenweiterempfehlen?
Durch unsere positiven Erfahrungen bei der Vergabe von Covid-Testterminen an die Mitarbeiter in unserem Klinikum habe ich das bereits getan. Zum Beispiel nutzt die Vitos Klinik in Riedstadt SmartMeeting für die Vergabe von Impfterminen gegen Corona. Perspektivisch können auch Terminbuchungen für weitere Themen an den anderen Standorten der Vitos Gruppe angeboten werden.
Vitos Gießen-Marburg gGmbH
Die Vitos Gießen-Marburg gGmbH gehört als eine von zwölf gemeinnützigen Unternehmen zu Vitos – dem größten Anbieter für die Behandlung psychisch kranker Menschen in Hessen. Mit 3.700 verfügbaren Betten bzw. Plätzen in den psychiatrischen Kliniken, Tageskliniken und Ambulanzen des gesamten Verbunds werden jährlich etwa 43.000 Patientinnen und Patienten stationär und rund 175.000 ambulant behandelt. Außerdem ist Vitos ein großer Arbeitgeber, der seine Verantwortung für die Zukunft wahrnimmt und jedes Jahr hunderte von Pflegefachkräften ausbildet.