Digitalisierung in der Gastronomie

Ein Stück Normalität kehrt wieder ein. Seit dem 15. Mai 2020 ist es nun möglich, Zeit in Restaurants und Cafés in Hessen zu verbringen – selbstverständlich unter strengen Auflagen. Neben umfangreichen Hygienemaßnahmen ist die Gastronomie insbesondere dazu verpflichtet, die Kontaktdaten aller Gäste zu erfassen und bis Ablauf der Frist DS-GVO-konform zu verwalten und im Ernstfall an die Gesundheitsämter zu übermitteln. Dabei kann die Art und Weise der Erfassung variieren, von handschriftlich ausgefüllten Formularen bis hin zu digitalen Lösungen.

Zusätzlich zu den Auflagen wird die Gastronomie mit Herausforderungen konfrontiert, die bisher eine eher untergeordnete Rolle gespielt haben. So ist eine Verschärfung der Hygienemaßnahmen definitiv noch im Rahmen des Machbaren – in Sachen Datenschutzrecht, bei analogen aber vor allem bei digitalen Prozessen, wird der ein oder andere möglicherweise noch nicht so viel Expertise vorweisen können. Aber gerade die Digitalisierung bietet hier großartige Möglichkeiten, das Bestmögliche für alle Beteiligten aus der nach wie vor schwierigen Situation zu machen.

Jeder Gastronom ist laut Infektionsschutzgesetz dazu verpflichtet, ein- und ausgehende Gäste zu dokumentieren, deren Kontaktdaten zu erfassen und bis Ablauf der Frist zu verwalten. Betrachtet man eine papierorientierte Lösung, wird der Gastronomiebetrieb schnell vor einige Probleme gestellt. Neben der zusätzlichen Belastung durch eine suboptimale Verwaltung der handschriftlichen Formulare, stellt eine Papierlösung bei der Datenübertragung an die zuständigen Behörden ein weiteres Problem dar. Ein unleserlich ausgefülltes Formular oder eine fehlerhafte Handynummer verhindern oder verlangsamen die spätere Nachverfolgung durch das Gesundheitsamt. Außerdem müssen Gastronomiebetriebe bezüglich der personenbezogenen Daten die datenschutzrechtlichen Bestimmungen präzise beachten. Eine vorschriftsmäßige Entsorgung der Papierformulare hat somit regelmäßig nach Entfall des Verwendungszwecks zu erfolgen.

All diese Herausforderungen meistert eine digitale Lösung durch intelligente und moderne Technik. Gerade in Kombination mit der Möglichkeit der Online-Reservierung, die von den Behörden dringlichst empfohlen wird, ist eine komplett kontaktfreie und schnelle Erfassung sowie Verwaltung der Daten nach den Richtlinien der DS-GVO möglich. Angebote, wie die eines digitalen CheckIns vor Ort, bei dem der Gast per Scan den gewünschten Tisch reservieren kann oder einer Online-Reservierung mit integrierter Erfassung der Kontaktdaten, bringen viele Vorteile mit sich. Durch digitale Lösungen wird die Nutzung von Zettel und Stift eliminiert und somit mögliche Kontaktinfektionen stark reduziert. Für die Gastronomiebetriebe würde außerdem keine zusätzliche Arbeit entstehen, da der Gast sich selbst erfasst und seine bevorzugte Uhrzeit sowie Tisch selbst auswählt. Die Richtigkeit der Daten kann außerdem durch eine Bestätigungsmail validiert werden, erst danach ist die Datenerfassung komplett abgeschlossen. Weitere Vorteile einer digitalen Lösung sind die schnelle elektronische Datenübertragung im Ernstfall sowie die automatische Löschung der Kontaktdaten nach Ablauf der Frist.

Die HEAG Holding, der Darmstädter Softwarehersteller COSYNUS und die Sparkasse Darmstadt stellen Gastronomiebetrieben eine kostenfreie Lösung zur Online-Reservierung und digitaler Erfassung der Kontaktdaten der Gäste beim Restaurantbesuch zur Verfügung.

Interessierte Gastronomiebetriebe können sich unter 06151-94480 oder info@cosynus.de registrieren. Die digitale CheckIn-Lösung wird voraussichtlich am 25. Mai 2020 zur Verfügung stehen, die Online-Reservierung wenig später. Die Nutzung wird bis Ende 2020 kostenfrei sein, zudem sind Erweiterungen, wie zum Beispiel eine digitale Speisekarte, geplant. COSYNUS bietet für die teilnehmenden Restaurants eine kostenfreie Einrichtungsunterstützung.