Wer kennt es nicht. Die langwierige Suche nach Informationen per Telefon, das wiederholende Ausmachen, Verschieben und Bestätigen von Terminen oder die berüchtigte „E-Mail an alle“. Alles Dinge, die uns auch weiterhin im neu angebrochenen Jahr 2019 begleiten werden.
Das muss so aber nicht bleiben, sagt die mittlerweile dritte Ausführung der Deutschen Social Collaboration Studie der TU Darmstadt in Zusammenarbeit mit Campana & Schott.
Ein Einblick.
Social Collaboration – mehr als nur ein Buzzword
Trotz der stetigen technologischen Veränderung am Arbeitsplatz finden sich nach wie vor analoge Kernschritte wie langwierige Telefonate und E-Mail-Verkehr in unserer Arbeitsweise, die sich über die Jahre zwar etabliert haben, aber nicht gerade für Effizienz und Innovationskraft stehen.
Hier kommen Social Collaboration und die damit verbundenen technologischen Innovationen ins Spiel. Wie der Name schon verrät, bezeichnet Social Collaboration die vernetze Zusammenarbeit von Mitarbeitern in Projekten, Gruppen oder auch Teams, unterstützt durch das Internet und elektronische Medien und die damit einhergehende Entwicklung der Unternehmenskommunikation und des Arbeitsstils der Mitarbeiter. Begriffe wie Artificial Intelligence (AI), Augmented Reality (AR), Virtual Reality (VR), Big Data und Internet of Things (IoT) begleiten unseren digitalen Arbeitsplatz bereits teilweise. So benutzen laut der 1.418 Teilnehmer der Studie bereits 35% aller Unternehmen verschiedenster Größe Big-Data-Technologien, gefolgt von IoT-Technologien mit 21%. Die restlichen technologischen Trends stoßen dagegen je nach Branche auf mäßige bis wenige Bereitschaft.
Allerdings lässt sich jetzt schon sagen, dass vor allem Trends wie Big Data, die Verfügbarkeit umfangreicher Datenmengen und zugehöriger Analysetechniken, und IoT, die umfangreiche Vernetzung unterschiedlichster Gegenstände über das Internet, den digitalen Arbeitsplatz voraussichtlich in den nächsten 5 Jahren massiv verändern werden.
Je innovativer das Unternehmen, desto höher die Arbeitseffizienz
Die in der Studie beschriebenen acht täglichen Arbeitsszenarios befassen sich unteranderem mit der Suche nach Experten innerhalb des Unternehmens, mobiles Arbeiten, Austausch in Interessengruppen und Kommunikation und Abstimmung im Team. Der anhand dieser Szenarien ermittelte Reifegrad ermöglicht eine Gegenüberstellung verschiedener Branchen und deren Arbeitseffizienz im Vergleich.
Das Ergebnis spricht für sich selbst. Nutzer der aktuellen digitalen Technologien arbeiten rund 30% effizienter als Teilnehmer, die noch immer teilweise analog ihre Arbeit verrichten.
Neben unternehmensinternen Zielen werden die Kooperation mit externen Parteien und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit immer wichtiger im Arbeitsalltag. Persönlicher Austausch mit Kunden und die damit einhergehende Kommunikation und Terminorganisation spielen dabei eine immer wichtigere Rolle. Es ist daher kaum verwunderlich das sich vor allem mehr als die Hälfte aller befragten Führungskräfte eine verstärkte Einführung von Social-Collaboration-Tools wünschen.
Der Mittelstand hinkt nach
Im Gegenzug findet sich jeder Zweite unzufrieden mit der technischen Ausstattung des Arbeitsplatzes. Ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente, höhere Verfügbarkeit von einfach und intuitiv zu nutzenden Tools, sowie eine höhere Verfügbarkeit von Cloud-basierten Tools stehen bei den Meisten ganz oben bei den gewünschten Verbesserungen. Des Weiteren sind eine verbesserte Work-Life-Balance, eine stärkere Integration des „Home Office“, das verbesserte Management der Verfügbarkeit von Mitarbeitern sowie der Einsatz von Automatisierung zur Entlastung von Routineaufgaben die größten Erwartungshaltungen an den digitalen Arbeitsplatz.
Es besteht also definitiv Nachholbedarf, der sich vor allem im Mittelstand verdeutlicht. Je größer ein Unternehmen, desto weiter ist die digitale Transformation fortgeschritten, was sich im Reifegrad und damit in der Performance der Mitarbeiter wiederspiegelt. Aber die Einführung neuer Social-Collaboration-Tools alleine reicht nicht aus. Um eine Veränderung der Unternehmenskultur spürbar wahrzunehmen, ist eine unterstützende Rolle des Managements und eine fürsorgliche Einführung unabdingbar.
Richtig umgesetzt sind die Auswirkungen auf die Unternehmenskultur beeindruckend.
Auf die Frage, wie sich die Kultur innerhalb der Unternehmen der Teilnehmer durch die Nutzung von sozialen Technologien verändert habe, gaben die Befragten eine positive Entwicklung in der Zusammenarbeit und Kommunikation an, die nicht nur über verschiedene Teams und Abteilungen sondern auch über verschiedene Hierarchieebenen hinweg zu spüren sei, dicht gefolgt von zunehmendem Austausch und zunehmender Umsetzung innovativer Ideen. Zusätzlich gaben die Teilnehmer eine erhöhte Agilität der Zusammenarbeit und des Unternehmens als Ganzes an, was zu schnelleren und fundierter getroffenen Entscheidungen führe. Auch hier zeigt sich der stärkende Einfluss eines hohen Reifegrads auf kulturellen Wandel und Innovation.
Und jetzt?
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass deutsche Unternehmen auf dem richtigen Weg sind. Der durchschnittliche Reifegrad in diesem Jahr liegt aktuell bei 3,96 (3,28 im Vorjahr) auf einer Skala von 1 bis 7. Allerdings gilt es vor allem für mittelständischen Unternehmen den Sprung in die nächste Generation Arbeit 4.0 nicht zu versäumen.
Quelle: Deutsche Social Collaboration Studie 2018 (http://www.collaboration-studie.de/index.php/ergebnisse-2018/)